Dijital dönüşüm konusunu teknik bir konu olarak ele almak, çok önemli bir değişkeni es geçmemize neden oluyor. Her değişim sürecinde olduğu gibi, bir şirketin dijital dönüşümünde de insan faktörü çok önemli. Bu yüzden dijitalleşme ile ilgili planlar yaparken kültürünü, çalışanlarını, müşterilerini ve tedarikçilerini gözetmeyen şirketlerin dijital dönüşümde başarılı olabilmeleri neredeyse imkansız.

Peki insan neden önemli? Geçmişte insanın iş yaşamında daha analitik olduğu düşünülürdü. İş yerine girerken duyguların kapının dışında bırakıldığı varsayılırdı ya da öyle olması istenirdi. Artık biliyoruz ki, insanın duygularını herhangi bir yerde bırakmak gibi bir lüksü yok. Hepimiz işyerlerimize bir bütün olarak gidiyoruz. Buna duygularımız, düşüncelerimiz, inandıklarımız, geçmiş tecrübelerimiz ve alışkanlıklarımız da dahil. Üstelik bu durum sadece çalışanlar için değil, müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz için de geçerli. Dijitalleşme, üretim süreçlerinde insanın resmin dışına çıktığı gibi bir algı yaratsa da, aslında insan hem üreten, hem de tüketen olarak resmin içinde ve her zaman da içinde olacak. Bu nedenle insan faktörünü gözden kaçırmak demek, aslında dijitalin de temel amacını gözden kaçırmak anlamına geliyor.

Dönüşüm sürecine insanı katmayan bakış açısıyla yapılan hatalardan bazıları;

Proje Planı Yetmez, Değişim Yönetimi Planlanmalı

Değişim yönetimi konusunda en deneyimli danışmanlık şirketlerinden olan Prosci, değişim yönetimini şöyle tanımlıyor: “İstenen iş sonuçlarına ulaşma yolunda, değişimin insan yüzünü yönetmek için kullanılan süreçler, araçlar ve teknikler.” Dijital dönüşümde insan faktörü dediğimizde ise aslında odaklanmamız gereken ilk konu doğru bir değişim yönetimi stratejisi.

Dijitalleşme projeleri planlanırken, süreçlerin nasıl dönüşeceğine dair proje yönetimine ciddi bir zaman ve para yatırımı yapılıyor. Fakat değişim yönetimi çoğu zaman ön planda olmuyor, belki de çok önemsenmiyor. Böylece mükemmel tasarlanmış süreçlerle, bu süreçleri uygulayacak insanlar arasındaki kocaman boşlukta kalabiliyoruz.

 

Tüm para ve zaman yatırımını gerçekleştirdikten sonra, kendinizi bir boşlukta bulmamanız için yapabilecekleriniz var. Bunlardan bazıları;

  • Hazırlık sürecinden itibaren insan faktörünü göz önünde bulundurmak. Buna şirket kültürü, çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler dahil.
  • Süreci iyi planlamak ve değişim sürecinden etkilenmesi beklenen çalışan, müşteri ve tedarikçilere süreci iyi anlatmak.
  • Belirsizlikleri herkes için minimuma indirmek. Belirsizlik endişe yaratır, endişe ise insanları farklı alternatifler aramaya yönlendirir. Belirsiz ve güvensiz bir ortam yaratırsanız, müşterileriniz başka tedarikçi, çalışanlarınız başka iş yerleri aramaya girişebilir.
  • Çalışanlardan, müşterilerden ve tedarikçilerden önce olası riskleri fark etmek, bunlar hakkında açıkça konuşabilmek ve önlemler aldığınızı hissettirmek.
  • İnsanların endişelerini rahatça ifade edebilecekleri bir ortamı yaratmak ve geri bildirime açık olmak
  • Çalışan yetkinlikleri ile ilgili açıklar varsa, bunları hızlıca kapatmak için aksiyon almak olarak sayılabilir.

Değişim İnsanlarda Endişe Yaratabilir

Değişim çoğu zaman insanlarda endişe yaratır. İki şirketin birleşmesi, bir departmanın kapatılması, yeni bir iş koluna girilmesi gibi durumlarda çalışanlar özellikle işlerinin güvende olmayacağını düşünerek endişeye kapılabilirler. Dijitalleşme sürecinde olan şirketlerin çalışanları için de aynı durum geçerli olabilir.  Bu gibi durumlarda çalışanlara hiçbir açıklama yapılmaması, çalışanların süreçte nelerle karşılaşacaklarını bilmemeleri durumu daha da zorlaştırır. Dönüşüm sürecinden sonra işinden olma endişesi taşıyan çalışanlar motivasyonlarını yitirebilirler. Yukarıda maddelediğim aksiyonların alınması, çalışanların şirketin bu süreci iyi yöneteceğine olan güvenlerini arttırır ve endişeleri minimuma indirir.

Endişe ve güven yitimi yalnızca çalışan tarafında olmaz. Bir şirkette büyük çaplı bir dönüşüm süreci varsa, müşteriler de endişeye kapılabilir. Örneğin plastik şişe üreten bir şirketin, sıvı sabun üreten müşterisi, tedarikçisinin süreçlerinde değişime gideceğini öğrendiğinde siparişlerin teslim sürelerinden kaliteye kadar birçok konuda endişe duymaya başlayabilir ve riske girmemek adına farklı alternatiflere yönelmek isteyebilir. Dahası konu dijital dönüşüm olduğunda müşterilerin ya da tedarikçilerin sistemleri, sizin yeni kuracağınız sistemlerle entegre olmayabilir. Bu yüzden planlama aşamasında, müşteri beklentileri de göz önünde bulundurulmalıdır. Kaybedilme riski olan müşteriler varsa, bununla ilgili de plan yapılmalıdır.

Planlama Sürecine Alandakileri Dahil Etmemek

Dijitalleşme ile ilgili süreçler, genellikle orta ve üst yönetim tarafından yürütülür. Yönetim alandaki işleyişe detaylarıyla hakim değildir. Bir sürecin alandaki işleyişine detaylarıyla hakim olmadan o süreci dijitalleştirmek, sorunları da beraberinde getirir. Bu nedenle alanda çalışanların mutlaka dijitalleşme sürecinde aktif olması gerekir. Onların iş yapış biçimi, müşteri beklentileri ile ilgili tecrübe ve içgörüleri süreçlerin çok daha insan odaklı dönüşmesini sağlayacaktır.

Dijitalleşmiş Gibi Yapmak

Dijital dönüşümden beklenti, şirket içindeki belli süreçlerin artık dijital araçlarla yapılıyor olması, dolayısıyla insan gücünden, zamandan ve paradan tasarruf edilmesi, insan kaynaklı hataların en aza indirilmesidir. Dijitalleşme projesine başladığınız ilk gün, bu amaçlara ulaşmış olmazsınız. Bu çok açık gibi görünse de yapılan en büyük hatalardan biri, henüz dönüşüm süreci tamamlanmamışken, tamamlanmış gibi karar almaktır.

Örneğin bir fabrikada planlama süreçlerini tamamen dijitalleştirmek istediğinizi düşünün. Yeni sistem kurulmuş, bir haftadır da yeni sisteme geçiş yapılmış olsun. Planlama ekibinizin artık daha az zaman harcadığını düşünüyorsunuz ve bu yüzden ekibe yepyeni bir sorumluluk daha verdiniz. Halbuki yeni sistem tam oturmadı ve çalışanlarınız henüz yeni sistemde eskisinden de çok zaman harcıyorlar. Değişiklik yapılan departman olduğu için, değişimden etkilenen tüm diğer iş ortaklarıyla onlar ilgileniyorlar, yeni sisteme adapte olmaya çalışıyorlar ve öngörülemeyen sorunları çözmeye çalışıyorlar. Henüz tam “dijitalleşmeden” süreçler “dijitalleşmiş” gibi kararlar aldığınızda ekibiniz motivasyonunu yitirebilir, değişim sürecine olan inancını kaybedebilir ve dahası tüm dijital dönüşüm süreci sekteye uğrayabilir. Bu yüzden yeni sorumluluklar için uygun zamanı beklemek önemlidir.

Teknoloji güzeldir. Dijitalin sunduğu avantajlar göz kamaştırıcıdır. Bu nedenle teknik konulara odaklanmak kolaydır. Zor olan, insanı beraberinde getirdiği tüm özellikleri ile kabul ederek denkleme katıp, buna uygun süreç tasarlamaktır. Bu tasarımda ancak şirket kültürü, tüm çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler göz önünde bulundurulursa, dönüşüm rahat yaşanır ve dijital süreçlere olan inanç artar. Aksi halde dönüşüm projeleri başarısızlığa mahkumdur.